Manual do Atendly

A conversa, o lead e o negócio são três coisas diferentes, e cada uma mora num lugar do menu.

• Conversa é o canal: as mensagens de WhatsApp trocadas com um número. Ela fica em Conversas.
• Lead é a pessoa: nome e telefone, com tags, responsável e o histórico dela. Ele fica em Leads. O telefone identifica o lead: o sistema não deixa criar um segundo lead com o mesmo número.
• Negócio é uma venda que pode acontecer com aquele lead: tem valor, produtos, um atendente responsável e a etapa do funil em que está. Ele fica em Pipelines, como um cartão no quadro.

Como uma leva à outra:

LeadNegócioConversa

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   A conversa fica ligada a um lead. Com o lead ligado, o painel da direita da conversa mostra os dados dele, os negócios e as atividades.

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   Quando a conversa ainda não tem lead, o painel da direita mostra “Lead não encontrado”. O sistema permite criar o lead ali mesmo ou ligar a conversa a um lead que já existe: veja Como cadastrar o lead pela conversa, na parte Conversas.

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   O negócio nasce do lead. Um lead pode ter vários negócios, e não existe negócio sem lead. Dá para criar o negócio pela conversa, pela ficha do lead ou pelo quadro do funil: veja Como criar um negócio pela conversa e Como criar um negócio.

   LeadNegócio3

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   A conversa também pode começar pelo lead, sem que ele tenha escrito antes: veja Como iniciar uma conversa com um lead, na parte Leads.

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Na tela Conversas, a faixa de ícones logo abaixo do título da lista separa as conversas pela situação. Passe o mouse num ícone para ler o nome da aba e clique para ver só as conversas dela. Clicar de novo na aba ativa volta para Todas.

O sistema separa as conversas nestas abas:

1234567

O negócio aparece como um cartão em dois lugares: no quadro do funil, em Pipelines, e no painel da direita das Conversas. Nos dois lugares, os números da lista são os mesmos da imagem.

No quadro do funil

123456788910

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   O topo da coluna mostra o nome da etapa, quantos negócios ela tem e a soma dos valores.

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   Foto e nome do lead, com o número do negócio.

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   Produto e valor. Com mais de um produto, aparece o primeiro seguido de “(+1)”. Negócio sem produto mostra “Sem produto”.

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   Data de criação do negócio.

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   O atendente responsável. Sem responsável, o ícone é Sem atendente.

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   Abrir conversa: abre a conversa de WhatsApp com o lead.

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   Tags: as tags do lead.

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   Criar atividade. Quando o negócio tem atividade marcada, o ícone ganha um ponto: vermelho quando a atividade está atrasada, roxo quando ela é futura. Passe o mouse no ícone para ver a data e o título da próxima atividade.

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   Mais ações (o +): mover, ganhar, perder e as outras ações do negócio.

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    O selo sobre a foto: verde quando o negócio foi ganho, X vermelho quando foi perdido. Ganhar ou perder não muda o cartão de coluna.

Clique no cartão para abrir o painel com tudo sobre o negócio: veja Como ver tudo sobre um negócio, na parte Pipelines.

No painel da conversa

Com a conversa aberta, o painel da direita tem a seção Negócios, com a quantidade de negócios do lead à direita do título e um cartão para cada negócio. O cartão traz, de cima para baixo:

1234567

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   Foto e nome do lead, com o número do negócio.

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   Produto e valor. Negócio sem produto mostra “Sem produto”.

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   Data de criação do negócio.

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   Funil e etapa, seguidos de uma barra de progresso e, ao lado dela, da posição da etapa atual e do total de etapas do funil.

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   Na última linha, à esquerda, o ícone de pessoa: mostra o responsável e abre Alterar atendente.

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   Ao lado dele, o ícone de calendário abre Nova atividade, já com o negócio preenchido. Um ponto sobre o ícone indica que há atividade marcada.

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   No canto direito da última linha, o +: Mover negócio e as outras ações do negócio.

O manual segue o menu do Atendly. Cada parte tem o nome de um item do menu lateral (Dashboard, Pipelines, Conversas, Leads, Automações, Campanhas, Calendário) ou de um grupo de Configurações, na ordem em que aparecem na tela. Com a tela aberta, procure a parte pelo nome que você está vendo no menu. Dentro de cada parte, cada seção é uma tarefa daquele módulo.

Uma tarefa fica na parte da tela onde você dá o primeiro clique. Criar um negócio pela conversa está em Conversas, porque começa na conversa. Iniciar uma conversa com um lead está em Leads, porque começa na lista de leads. Quando a tarefa começa fora do menu (um e-mail, a tela de login ou um aviso que aparece em qualquer tela), ela fica na parte onde termina.

Três partes não são módulos: esta, que cobre o que vem antes do menu; Percursos, que junta tarefas de módulos diferentes na ordem de um dia de trabalho; e Onde fica cada coisa, no fim, que lista todas as tarefas em ordem alfabética com a parte de cada uma. Use essa lista quando você sabe o que quer fazer, mas não em que tela.

Dentro de cada tarefa:

• Quem pode: aparece quando nem todo usuário consegue fazer a tarefa. Diz o cargo, com o nome que a tela de usuários mostra.
• Antes: aparece quando algo precisa existir primeiro.
• Os passos numerados são uma ação na tela cada um, na ordem em que você os faz. O texto em negrito é o nome exato que aparece na tela: botão, aba, campo ou item de menu.
• Depois: diz o que muda na tela quando você termina.
• Atenção: traz um limite ou um comportamento que costuma surpreender.

O menu lateral do Atendly é feito de ícones. O nome de cada item aparece quando você passa o mouse sobre ele.

Tudo o que você cadastra fica dentro de uma empresa, que é a conta da sua organização no Atendly. Uma mesma pessoa pode fazer parte de mais de uma empresa e trocar de uma para outra pelo menu do perfil.

Os conceitos que aparecem em todo o manual:

• Lead é a pessoa que fala com a empresa. Tem nome e telefone, e pode ter e-mail, origem, tags, listas, responsável e campos adicionais. O telefone identifica o lead: o sistema não deixa criar um segundo lead com o mesmo número. A ficha do lead reúne histórico, atividades, negócios, arquivos, atendimentos e notas.
• Negócio é uma oportunidade de venda de um lead. Um lead pode ter vários negócios. O negócio tem valor, produtos e um atendente responsável, e aparece como um cartão no funil. Não existe negócio sem lead.
• Pipelines é o nome do menu onde ficam os funis de venda. Cada funil tem etapas, que são as colunas do quadro, e o negócio anda entre elas quando você arrasta o cartão. Os funis ficam organizados em grupos. Um funil novo nasce sem etapas: você cria as colunas. Cada empresa monta o seu. Ganhar um negócio não leva o cartão para outra coluna: ele fica na etapa em que estava e ganha um selo verde.
• Atividade é um compromisso com dia e hora para um lead, como uma ligação ou um retorno. Tem título, início e término, um atendente responsável e o lead, e pode ter um negócio e um tipo. Não existe atividade sem lead.
• Conexão é o número de WhatsApp ligado ao Atendly. Este manual trata da conexão Uazapi, que você liga lendo um QR Code com o celular. Sem conexão, a opção de abrir uma conversa com o lead fica desabilitada.

O menu lateral, de cima para baixo:

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   Dashboard: os números do período.

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   Pipelines: ao passar o mouse, abre a lista de grupos e funis; clique num funil para abrir o quadro de negócios.

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   Conversas: a caixa de entrada do WhatsApp.

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   Leads: a lista de contatos, com a ficha de cada um.

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   Automações: só aparece para o Proprietário, o Administrador e quem tem cargo de Automações.

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   Campanhas: só aparece para o Proprietário, o Administrador e quem tem o cargo Administrador de Campanhas.

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   Calendário: as atividades em visão de mês.

Embaixo ficam Configurações, o sino de Notificações e a sua foto, que abre o menu do perfil.

O sistema permite que a empresa abra a própria conta a partir da tela de login.

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   No navegador, abra crm.atendly.com.br. Quem não está logado cai na tela de login.

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   Clique em Criar conta. A tela mostra “Etapa 1 de 3 — Dados pessoais”.

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   Preencha Nome, E-mail e Senha. O nome precisa ter pelo menos 2 caracteres e a senha, pelo menos 8.

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   Marque a caixa de aceite dos termos de uso e da política de privacidade.

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   Clique em Continuar. O sistema confere se o e-mail já está cadastrado e leva para a etapa 2.

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   Na etapa 2, Sua empresa (“Etapa 2 de 3 — Dados da empresa”), preencha o Nome da empresa.

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   Em Tipo de conta, escolha Pessoa Jurídica ou Pessoa Física e digite o CNPJ ou o CPF. O sistema confere os dígitos.

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   Em Segmento, escreva o ramo da empresa. Escolha o Tamanho da equipe (1 a 24, 25 a 49, 50 a 74, 75 a 99 ou 100+) e clique em Continuar.

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   Na etapa 3, Localização (“Etapa 3 de 3 — Endereço e localização”), escolha o País: Brasil, Portugal ou Estados Unidos. Ao digitar o CEP, rua, bairro, cidade e estado se preenchem sozinhos; complete o Número. O endereço é opcional, e o preenchimento pelo CEP só funciona para CEP brasileiro.

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    Clique em Criar conta. A conta nasce nesse clique, já no período de teste.

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    Abra o e-mail “Confirme seu email — Atendly” e clique em Confirmar email.

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    A tela mostra “Email confirmado!”. Clique em Ir para o login.

O sistema permite entrar com o e-mail e a senha da sua conta.

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   No navegador, abra crm.atendly.com.br. Quem não está logado cai na tela de login.

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   Digite o E-mail e a Senha. O ícone de olho mostra a senha digitada.

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   Clique em Entrar. O botão só fica ativo com um e-mail válido e uma senha de pelo menos 8 caracteres.

O sistema permite receber por e-mail um link para criar uma senha nova.

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   No navegador, abra crm.atendly.com.br.

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   Na tela de login, clique em Esqueceu a senha?.

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   Digite o E-mail da conta e clique em Enviar instruções.

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   A tela mostra “Verifique seu e-mail”. Abra o e-mail “Redefinir sua senha — Atendly”. Confira também a caixa de spam.

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   Clique em Redefinir senha no e-mail.

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   Digite a Nova senha e repita em Confirmar senha. A senha precisa ter pelo menos 8 caracteres.

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   Clique em Salvar nova senha.

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   Aparece “Senha redefinida!”. Clique em Fazer login e entre com a senha nova.

O sistema permite que a pessoa convidada entre na empresa pelo link do e-mail, criando a conta na hora se ainda não tiver uma.

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   Abra o e-mail “Você foi convidado para o Atendly” e clique em Aceitar convite.

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   Se você ainda não tem conta, preencha Nome completo, Telefone (opcional), Senha e Confirmar senha, e clique em Criar conta e aceitar.

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   Se você já tem conta e não está logado, a tela mostra “Já existe uma conta com este e-mail”. Clique em Fazer login, entre e, de volta ao convite, clique em Aceitar convite.

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   Se você está logado com outro e-mail, clique em Sair e usar outro email e entre com o e-mail que recebeu o convite.

O sistema permite que a empresa receba alguns e-mails automáticos. Eles não têm tela no Atendly: chegam na caixa de entrada de cada pessoa.

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   “Confirme seu email — Atendly”: chega depois de criar a conta ou de clicar em Reenviar confirmação em Meu perfil. O botão Confirmar email confirma o endereço. O link vale 24 horas.

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   “Redefinir sua senha — Atendly”: chega depois de clicar em Esqueceu a senha? na tela de login. O botão Redefinir senha abre a tela da senha nova. O link vale 1 hora.

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   “Você foi convidado para o Atendly”: chega para quem foi convidado. O botão Aceitar convite abre o convite. O link vale 7 dias.

Faça uma vez, antes de começar a atender.

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   Entre no sistema: Como entrar no Atendly.

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   Ligue o número de WhatsApp da empresa: Como conectar o WhatsApp por QR Code. Sem conexão ativa, nenhuma mensagem sai.

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   Monte o funil de vendas: Como criar um pipeline e o grupo dele e Como criar e ajustar as etapas do funil. Um funil novo nasce sem etapas.

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   Cadastre o que vai aparecer nas listas de escolha: Como cadastrar as origens dos leads, Como criar tags e grupos de tags, Como cadastrar os produtos, Como cadastrar os motivos de perda e Como cadastrar os tipos de atividade.

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   Traga a equipe: Como convidar uma pessoa para a equipe e Como escolher o cargo de cada pessoa. Depois inclua cada pessoa no funil: Como escolher quem trabalha em cada funil.

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   Abra a conversa: Como usar a caixa de entrada e as abas de status.

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   Responda: Como responder e assumir o atendimento. Ao responder, a conversa passa a ser sua.

3. 3

   Cadastre a pessoa como lead, sem sair da conversa: Como cadastrar o lead pela conversa.

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   Marque o que você já sabe dela: Como aplicar uma tag pela conversa.

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   Registre a oportunidade: Como criar um negócio pela conversa.

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   Marque o retorno ou a visita: Como criar uma atividade pela conversa.

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   Quando o assunto terminar: Como finalizar e reabrir uma conversa.

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   Cadastre a pessoa: Como cadastrar um lead que chegou por telefone ou na recepção.

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   Mande a primeira mensagem pelo WhatsApp: Como iniciar uma conversa com um lead. A conversa começa pela lista de Leads, não pela tela de Conversas.

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   Registre a oportunidade: Como criar um negócio.

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   Marque o retorno ou a visita: Como marcar uma atividade.

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   A cada avanço, mude a etapa: Como mover um negócio de etapa.

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   Na data marcada, registre que aconteceu: Como concluir uma atividade. Se mudou o dia: Como editar ou remarcar uma atividade.

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   Quando houver proposta, registre o que foi oferecido: Como definir o valor e os produtos do negócio.

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   Fechou: Como marcar um negócio como ganho. O cartão não muda de coluna sozinho: se você quer ele na etapa de venda ganha, arraste depois.

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   Não fechou: Como marcar um negócio como perdido, escolhendo o motivo.

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   Traga a planilha: Como importar leads de uma planilha e Como ver o resultado de uma importação.

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   Separe e marque os contatos: Como encontrar um lead na lista e Como trabalhar vários leads de uma vez.

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   Para fazer a mesma coisa com cada um por uma automação: Como montar e rodar uma automação completa: marcar uma tag no lead mostra o caminho com um exemplo em um lead, e Como criar uma campanha de fluxo mostra como o sistema permite colocar numa automação os leads que você escolher na campanha.

1. 1

   Veja as pendências da equipe: Como encontrar as atividades atrasadas.

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   Veja quanto entrou e quanto se perdeu: Como escolher o período e Como ver quanto a empresa vendeu e perdeu.

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   Veja de onde vêm os contatos: Como ver de onde vêm os leads e quantos viram negócio.

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   Veja como está o atendimento: Como acompanhar o atendimento.

O Dashboard é a tela que abre depois do login e o primeiro item do menu lateral. No topo ficam o título Dashboard (“Visão geral do desempenho”), as abas Negócios, Leads, Atendimento e Atividades e, à direita, o seletor de período.

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   Entre no sistema. O Dashboard abre sozinho. Se você estiver em outra tela, clique em Dashboard no menu lateral.

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   Clique na aba que quer ver. A tela abre na primeira aba que o seu cargo pode ver, nesta ordem: Negócios, Leads, Atendimento, Atividades.

   2

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   Em cada aba, clique num dos cartões do alto para filtrar os gráficos e a lista por aquele recorte. Clique de novo no cartão para voltar à visão geral.

O período vale para as quatro abas ao mesmo tempo.

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   Clique no botão com o calendário, no canto superior direito.

2. 2

   Escolha um atalho: Hoje, Ontem, Últimos 7 dias, Últimos 30 dias, Este mês, Mês passado, Últimos 3 meses, Últimos 6 meses ou Este ano.

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3. 3

   Ou marque o dia de início e o dia de fim no calendário de dois meses.

A seta de tendência dos cartões compara com o período imediatamente anterior, do mesmo tamanho. Ela compara quantidades, nunca valores em reais, mesmo nos cartões que mostram reais. Quando o período anterior teve zero, a tendência aparece como “0%”.

A aba Negócios mostra quanto entrou de oportunidade, quanto virou venda, quanto se perdeu e quanto segue em negociação no período.

1. 1

   Abra a aba Negócios.

   1

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   Leia os quatro cartões do alto. Cada um mostra o valor em reais e, embaixo, a quantidade de negócios.

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3. 3

   Clique num cartão para ver só aquele recorte. Clique de novo para voltar.

O que cada cartão conta

• Total em Pipeline: negócios criados no período, em qualquer situação (aberto, ganho ou perdido). O valor é a soma do valor dos negócios.
• Total Ganhos: negócios marcados como ganhos cuja data de ganho cai no período, mesmo que tenham sido criados antes.
• Total Perdidos: negócios marcados como perdidos cuja data de perda cai no período.
• Em Aberto: negócios criados no período que continuam em aberto. Negócio aberto criado antes do período não entra.

Negócios excluídos não entram em nenhum cartão.

Negócios no Período

O gráfico Negócios no Período mostra as barras Criados (roxo), Ganhos (verde) e Perdidos (vermelho) por dia, mês ou ano. Criados contam pela data de criação; Ganhos e Perdidos, pela data de ganho e de perda.

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   No seletor do gráfico, escolha Valor (em reais) ou Quantidade. A escolha vale também para a rosca Por Atendente.

   1

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   Com Total Ganhos ativo, o gráfico mostra uma série só, “Vendas no Período”; com Total Perdidos, “Negócios Perdidos no Período”.

Por Atendente e Atendentes

A rosca Por Atendente e o ranking Atendentes mostram quem da equipe traz mais negócio e mais dinheiro, e o ticket médio de cada um.

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   Passe o mouse numa fatia da rosca para ver o atendente e o número dele.

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   No ranking Atendentes, escolha a ordem: Valor, Negócios ou Ticket médio.

Sem cartão ativo, os dois contam os negócios criados no período. Com Total Ganhos ou Total Perdidos, contam os ganhos ou perdidos no período; com Em Aberto, os abertos criados no período. O ticket médio é o valor total dividido pela quantidade.

Produtos

O ranking Produtos mostra quais produtos aparecem em mais negócios e em quanto dinheiro, com a quantidade, o ticket médio e o total de cada um.

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   Leia a lista.

2. 2

   Mude a ordem no seletor: Valor, Negócios (o nome muda conforme o cartão ativo) ou Ticket médio.

Motivos de Perda

O sistema permite ver por que a empresa está perdendo negócios.

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   Clique no cartão Total Perdidos.

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   Leia a rosca Motivos de Perda, ao lado de “Perdidos por Atendente”.

A lista de negócios

No fim da aba, a tabela mostra os negócios que formam os números, com as colunas Lead, Produto, Atividade, Atendente, Etapa e Status. O sistema permite agir sobre eles sem sair do Dashboard.

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   Role a tabela. Ao chegar no fim, ela carrega 20 negócios por vez.

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   Clique numa linha para abrir a ficha do lead e do negócio.

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   Na coluna Produto, troque produtos, desconto e acréscimo. Na coluna Atendente, troque o responsável.

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   No menu “…” da linha, use as mesmas ações do funil: Criar atividade, Mover negócio, Abrir chat, Ganhar o negócio, Perder o negócio, Restaurar negócio e Excluir.

A aba Leads mostra quantos contatos novos chegaram no período, de que origem e quantos viraram negócio. “Conversão” aqui quer dizer que o lead ganhou um negócio, não que comprou. Para venda, use o cartão Total Ganhos da aba Negócios.

1. 1

   Abra a aba Leads.

   1

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   Leia os quatro cartões do alto.

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   Clique em Com Negócios ou Sem Negócios para filtrar a aba. O cartão Taxa de Conversão não é clicável.

O que cada cartão conta

• Total de Leads: leads que entraram na empresa no período. Leads excluídos ficam fora.
• Com Negócios: desses, os que têm pelo menos um negócio, em qualquer data e situação. Um negócio criado meses depois também conta.
• Sem Negócios: o total menos os que têm negócio.
• Taxa de Conversão: Com Negócios dividido pelo Total de Leads, com uma casa decimal.

Com Negócios e Sem Negócios mostram também o “% do total”.

Leads no Período

O gráfico Leads no Período mostra, por dia ou mês, as barras “Convertidos em Negócios” (verde) e “Sem Negócio” (roxo), pela data em que o lead entrou na empresa. Com Com Negócios ativo, vira “Leads com Negócios”; com Sem Negócios, “Leads sem Negócios”. Este gráfico mostra só quantidades.

Por Origem

A rosca Por Origem mostra de que canal vêm os leads. Cada fatia é uma origem, do cadastro de origens da empresa marcado na ficha do lead. Lead sem origem entra como “Sem origem”.

1. 1

   Leia a rosca.

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   Clique em Com Negócios para ver só os leads convertidos por origem, ou em Sem Negócios para os não convertidos.

Atendentes

O ranking Atendentes (“Leads convertidos em negócios”) mostra, para cada responsável, os negócios, o total de leads e a conversão.

1. 1

   Leia o ranking.

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   Mude a ordem no seletor. As opções mudam com o cartão ativo.

Conversão Média, Taxa de Conversão e Oportunidade

O cartão grande embaixo, à direita, muda com o filtro.

• Sem filtro, aparece Conversão Média: a taxa geral, os leads no período, os convertidos, os em aberto e, no rodapé, o melhor dia (ou mês, ou ano), a média do período e a variação. A média do período é a média simples das taxas de cada dia ou mês que teve lead, e a variação é a taxa do último dia com lead menos a do primeiro.
• Com Com Negócios ativo, o sistema permite ver a Taxa de Conversão: a linha da taxa por dia ou mês, com mínima, média e máxima.
• Com Sem Negócios ativo, o sistema permite ver Oportunidade (“Leads aguardando conversão”): o número de leads sem negócio, as barras por dia ou mês e os percentuais de convertidos e em aberto.

A lista de leads

No fim da aba, a tabela mostra os leads por trás dos números, com as colunas Lead, Contatos, Tags, Ticket Médio, Total Faturado e Criação. O sistema permite abrir a ficha ou a conversa de cada um por aqui.

1. 1

   Role a tabela. Ao chegar no fim, ela carrega mais linhas sozinha.

2. 2

   Clique numa linha, ou em “…” › Editar, para abrir a ficha do lead.

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   Em “…” › Criar negócio, escolha o funil e a etapa para abrir um negócio para o lead.

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   Em “…” › Abrir chat, a tela de Conversas abre com o telefone do lead.

5. 5

   Em “…” › Executar automação, rode para aquele lead uma automação ativa com o gatilho de execução manual (veja Como escolher o que dispara a automação, na parte Automações). Esse item só aparece para Proprietário, Administrador e Administrador de Automações.

A aba Atendimento mostra quantos atendimentos de WhatsApp a equipe fez, quantos encerrou, quantos estão em andamento e quantas conversas ninguém pegou ainda. Um atendimento vai do início até a finalização de uma conversa; a mesma conversa pode ter vários atendimentos.

1. 1

   Abra a aba Atendimento.

   1

2. 2

   Leia os quatro cartões do alto.

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   Clique em Finalizados, Em Aberto ou Não iniciados para filtrar a aba. Clique em Total Atendimentos, ou de novo no cartão ativo, para voltar.

O que cada cartão conta

• Total Atendimentos: atendimentos iniciados ou finalizados no período.
• Finalizados: atendimentos finalizados no período.
• Em Aberto: atendimentos iniciados no período que ainda não foram finalizados.
• Não iniciados: conversas que estão sem atendimento iniciado e cuja última atualização caiu no período. Este cartão conta conversas, não atendimentos, e não tem seta de tendência.

Atendimentos por departamento

O sistema permite ver em que dias houve mais atendimento e de qual departamento. O gráfico Atendimentos tem uma cor por departamento, com os nomes e as cores cadastrados em Configurações.

1. 1

   Leia as barras.

2. 2

   Clique num cartão para ver só aquela situação (“Atendimentos Finalizados”, “Atendimentos Em Aberto” ou “Atendimentos Não Iniciados”).

Atendimentos Iniciados por Hora

O sistema permite ver os dias da semana e os horários de pico, para montar a escala da recepção. O mapa Atendimentos Iniciados por Hora aparece na visão geral, sem cartão ativo.

1. 1

   Leia o mapa: as linhas vão de domingo a sábado e as colunas, das 0h às 23h. Quanto mais forte a cor, mais atendimentos começaram ali.

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   Passe o mouse numa célula para ver o total por departamento.

3. 3

   No seletor, escolha “Geral” ou um departamento.

Por Departamento e Atendentes

O sistema permite ver qual departamento recebe mais conversas e quem da equipe mais atende, pela rosca Por Departamento e pelo ranking Atendentes (“Por atendimentos realizados”).

1. 1

   Leia a rosca e o ranking.

2. 2

   Com um cartão ativo, o ranking troca as colunas: Finalizados mostra finalizados e tempo médio; Em Aberto e Não iniciados mostram os que aguardam e o tempo de espera. Escolha a ordem no seletor.

Tempos Médios

O cartão Tempos Médios mostra quanto dura um atendimento e há quanto tempo as conversas abertas e sem resposta esperam.

1. 1

   Leia o número grande, a duração média geral.

2. 2

   Compare as três linhas:

   • Em aberto: tempo médio entre o início dos atendimentos ainda abertos e agora.
   • Sem resposta: tempo médio entre a última atualização das conversas sem atendimento iniciado e agora.
   • Finalizados: tempo médio entre o início e a finalização dos atendimentos finalizados no período.

   

3. 3

   Com um cartão ativo, o sistema permite ver o tempo por atendente (ou por departamento, com Não iniciados) e, no rodapé, o mais rápido, a média e o mais lento.

A lista de atendimentos

No fim da aba, o sistema permite ver cada atendimento do período, com as colunas Contato, Departamento, Atendente, Espera, Duração e Status.

1. 1

   Role a tabela. Ao chegar no fim, ela carrega mais linhas sozinha.

2. 2

   Clique num cartão para listar só Finalizados, Em Aberto ou Não iniciados.

A aba Atividades mostra se a equipe está cumprindo as tarefas marcadas (retornos, ligações) ou deixando atrasar.

1. 1

   Abra a aba Atividades.

   1

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   Leia os quatro cartões do alto, com o “% do total” de cada um.

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3. 3

   Clique em Concluídas, Em Aberto ou Atrasadas para filtrar a aba.

O que cada cartão conta

Os quatro cartões contam as atividades pela data de início dentro do período.

• Total Atividades: todas, menos as excluídas.
• Concluídas: as marcadas como concluídas.
• Em Aberto: as não concluídas cujo fim ainda não passou.
• Atrasadas: as não concluídas cujo fim já passou.

A aba não filtra por tipo de atividade nem por responsável.

Atividades no Período, Por Tipo e Atendentes

1. 1

   No gráfico Atividades no Período, leia as barras Criadas (roxo) e Finalizadas (verde). Criadas contam pela data de início da atividade, não pela data em que ela foi cadastrada. Finalizadas contam pela data de conclusão.

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   Na rosca Por Tipo, veja as atividades por tipo, com a cor cadastrada em Configurações. Atividade sem tipo aparece como “Sem tipo”.

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   No ranking Atendentes, veja as atividades de cada responsável.

4. 4

   Com um cartão ativo, os três blocos mostram só Concluídas, Em Aberto ou Atrasadas, e o ranking ganha uma coluna de tempo conforme o filtro.

Tempos Médios

O cartão Tempos Médios mostra quanto a equipe leva para concluir tarefas, quanto falta para as abertas vencerem e de quanto é o atraso.

1. 1

   Leia o tempo médio de conclusão e as linhas:

   • Tempo médio: da hora marcada de início até a conclusão. Só entram atividades concluídas depois da hora de início.
   • Prazo médio: tempo até o fim das atividades abertas.
   • Atraso médio: tempo desde o fim das atividades atrasadas.
2. 2

   Com Em Aberto ativo, veja no rodapé “Vence hoje” e “Vence amanhã”.

A lista de atividades

O sistema permite ver e resolver as atividades do período sem sair do Dashboard. A tabela no fim da aba tem as colunas Atividade, Tipo, Lead, Responsável, Início, Prazo e Status.

1. 1

   Role a tabela. Ao chegar no fim, ela carrega mais linhas sozinha.

2. 2

   Clique numa atividade para abrir o formulário dela.

3. 3

   Edite e salve, marque como concluída ou exclua (com confirmação).

Cada funil fica dentro de um grupo. Quando a empresa tem mais de um funil, você escolhe qual abrir pelo menu.

O sistema permite abrir o funil assim:

1. 1

   Passe o mouse (ou clique) em Pipelines no menu lateral.

2. 2

   Digite em Buscar grupo ou pipeline ou abra a pasta do grupo.

3. 3

   Clique no funil.

   123

4. 4

   Para trocar para outro funil do mesmo grupo, clique no nome do grupo, ao lado do título, no topo da tela.

O sistema permite montar um funil novo para cada fluxo de venda da empresa. Todo funil fica dentro de um grupo, e o grupo é criado na mesma janela.

1. 1

   Passe o mouse em Pipelines no menu lateral.

2. 2

   Clique em Criar pipeline, no fim da lista. Se ainda não existe nenhum funil, o botão se chama Criar funil.

3. 3

   Preencha Nome.

4. 4

   Em Grupo, escolha um grupo que já existe ou clique em + Criar novo grupo, digite o nome do grupo e clique no visto.

5. 5

   Clique em Salvar.

As etapas são as colunas do quadro, na ordem do caminho de venda da empresa. O sistema permite criar, renomear, colorir, reordenar e excluir etapas. Cada empresa monta as suas.

Criar uma etapa

1. 1

   Clique em Nova coluna, à direita das colunas. Em funil vazio, o botão se chama Criar etapa e cria uma coluna chamada “Nova” para você renomear.

2. 2

   Digite o nome e clique em Criar, ou aperte Enter.

A etapa nova entra por último, na cor roxa.

Renomear

1. 1

   Clique no nome da etapa no topo da coluna.

2. 2

   Digite o novo nome e aperte Enter. Esc cancela.

Trocar a cor

1. 1

   Clique na bolinha colorida ao lado do nome da etapa.

2. 2

   Escolha uma das 16 cores da paleta. A cor salva na hora.

Mudar a ordem

1. 1

   Clique em Mais ações, os três pontos no canto direito da barra do funil, e em Reordenar etapas.

   11

2. 2

   Arraste as colunas pelo puxador.

3. 3

   Clique em Salvar, ou em Cancelar para desistir.

Enquanto você reordena, os cartões não podem ser arrastados.

Excluir

1. 1

   Esvazie a etapa, movendo ou excluindo os negócios dela.

2. 2

   No menu de três pontos da coluna, clique em Excluir etapa.

3. 3

   Confirme em Excluir etapa.

O sistema permite definir quais pessoas da equipe trabalham em cada funil e ligar travas para cada uma.

1. 1

   Passe o mouse em Pipelines no menu lateral e clique no funil.

2. 2

   Clique em Mais ações › Editar pipeline.

   22

3. 3

   Abra a aba Atendentes.

   3

4. 4

   Adicione a pessoa da equipe à lista.

   4

5. 5

   Clique no nome dela e, em Permissões do atendente, ligue as travas que valem para ela. São três:

   • Bloquear alteração do atendente: ela não troca o responsável pelo negócio.
   • Visualizar apenas os negócios do atendente: ela deixa de ver os negócios dos outros atendentes.
   • Bloquear exclusão de negócios: ela não exclui negócios.
6. 6

   Para tirar alguém do funil, use o botão de remover ao lado do nome.

O sistema permite impedir que um negócio avance para uma etapa sem os dados que a empresa precisa, como valor ou telefone.

1. 1

   Passe o mouse em Pipelines no menu lateral e clique no funil.

2. 2

   Clique em Mais ações › Editar pipeline.

   22

3. 3

   Abra a aba Campos obrigatórios.

   3

4. 4

   Clique na etapa.

   4

5. 5

   Marque o que será exigido nas quatro listas: Campos adicionais do negócio, Campos adicionais do lead, Campos padrão do negócio e Campos padrão do lead.

   56

6. 6

   Salve a etapa.

O sistema permite deixar à vista, nos cartões de um funil, os campos adicionais de negócio que a empresa escolher.

1. 1

   Passe o mouse em Pipelines no menu lateral e clique no funil.

2. 2

   Clique em Mais ações › Editar pipeline.

   22

3. 3

   Na aba Configurações, em Campos adicionais, marque os campos de negócio.

   34

4. 4

   Clique em Salvar.

O sistema permite manter a lista de funis organizada. As ações de funil ficam no botão Mais ações dentro do funil; as de grupo ficam em Mais opções, na lista de Pipelines do menu lateral.

Renomear o funil ou mudar o grupo dele

1. 1

   Passe o mouse em Pipelines no menu lateral e clique no funil.

2. 2

   Clique em Mais ações › Editar pipeline.

   22

3. 3

   Na aba Configurações, altere Nome ou Grupo.

   34

4. 4

   Clique em Salvar.

Para só trocar o nome, você também pode clicar no nome do funil no topo da tela, digitar e apertar Enter.

Duplicar um funil

1. 1

   Passe o mouse em Pipelines no menu lateral e clique no funil que vai servir de base.

2. 2

   Clique em Mais ações › Duplicar pipeline.

   22

3. 3

   Ajuste o Nome.

4. 4

   Clique em Duplicar.

O funil novo copia etapas, cores, campos obrigatórios e atendentes, e fica no mesmo grupo. Os negócios não são copiados. O funil duplicado conta no limite de funis do plano.

Mudar a ordem de grupos e funis

1. 1

   Passe o mouse em Pipelines no menu lateral e clique em Mais opções › Reordenar.

2. 2

   Arraste os grupos e os funis pelo puxador. Você pode levar um funil para outro grupo.

3. 3

   Clique em Concluir.

Renomear um grupo

1. 1

   Passe o mouse em Pipelines no menu lateral e clique em Mais opções › Renomear grupos.

2. 2

   Clique no nome do grupo, digite o novo nome e aperte Enter.

3. 3

   Clique em Concluir.

Remover um grupo

1. 1

   Passe o mouse em Pipelines no menu lateral e clique em Mais opções › Remover grupos.

2. 2

   Clique na lixeira do grupo.

3. 3

   Confirme em Remover grupo.

Só um grupo vazio pode ser removido. Com funis dentro, aparece “Mova as pipelines deste grupo antes de removê-lo”.

Remover um funil

1. 1

   Passe o mouse em Pipelines no menu lateral e clique no funil.

2. 2

   Clique em Mais ações › Editar pipeline.

3. 3

   No fim da aba Configurações, clique em Remover.

   3

4. 4

   Confirme em Remover pipeline.

O funil tem três visões, trocadas pelos ícones Kanban, Lista e Gráficos na barra do topo. A visão Kanban é a que abre por padrão. Gráficos: veja Como ver os números de um funil só, na parte Pipelines.

Kanban

1. 1

   Abra o funil pelo menu lateral Pipelines, como em Como abrir um funil.

2. 2

   Leia o topo de cada coluna: a quantidade de negócios (“N Negócios”) e a soma dos valores da etapa.

3. 3

   Leia os cartões. Cada cartão mostra a foto e o nome do lead com o número do negócio, o produto e o valor, a data de criação e uma fileira de ícones: Sem atendente (ou a foto do atendente), Abrir conversa, Tags, Criar atividade e + (Mais ações).

   

4. 4

   Role a coluna para baixo para carregar mais cartões. A coluna carrega 10 cartões por vez.

5. 5

   Clique no cartão para abrir o painel do negócio.

Lista

O sistema permite ver os negócios do funil em tabela, útil para conferir muitos de uma vez e para as ações em massa.

1. 1

   Com o funil aberto, clique no ícone Lista na barra do topo.

2. 2

   Leia as colunas Lead, Etapa, Status, Produto, Atendente e Atividade.

3. 3

   No rodapé, escolha 20, 50, 100 ou 200 por página e navegue pelas páginas.

O sistema permite achar um negócio pelo nome ou contato do lead, recortar o funil por filtros e escolher a ordem dos cartões. Vale nas visões Kanban e Lista.

1. 1

   No menu lateral, abra Pipelines e o funil. Para buscar, digite no campo Buscar negócios, na barra do topo. O quadro e a lista mostram só os negócios que batem, e o contador acompanha.

2. 2

   Para filtrar, clique em Filtros (ícone de funil), na mesma barra.

   235

3. 3

   Escolha um ou mais filtros: Tags, Produtos, Atendente, Status (Aberto, Ganho, Perdido), Etapa, Data de movimentação, Data de criação, Data de Ganho/Perdido, Data do último contato, Atividades, Data da atividade, Origem, Motivo de perda, Valor mínimo, Valor máximo, Campos adicionais lead e Campos adicionais negócio.

4. 4

   Nos filtros de lista, escolha “contém algum”, “contém todos” ou “não contém nenhum”.

5. 5

   Aplique o filtro. Cada filtro ativo vira uma etiqueta abaixo da barra. O X da etiqueta tira aquele filtro; Limpar tudo tira todos.

6. 6

   Para ordenar, clique em Ordenação.

7. 7

   Escolha o critério (Data de criação, Data de movimentação, Data do último contato, Valor, Nome ou Atendente) e a direção.

Um negócio coloca um lead no funil para acompanhar a venda. O lead precisa estar cadastrado antes: o negócio não cria o lead junto.

Pelo quadro:

1. 1

   No menu lateral, abra Pipelines e o funil, na visão Kanban.

2. 2

   No rodapé da coluna em que o negócio deve entrar, clique em Novo negócio.

   2

3. 3

   Busque o lead pelo nome e clique nele. O negócio nasce naquela etapa.

Pela ficha do lead:

1. 1

   No menu lateral, clique em Leads e depois no nome do lead para abrir a ficha. Clique na aba Negócios.

2. 2

   Clique em Novo negócio. Abre o balão Criar negócio, com os funis à esquerda.

3. 3

   Escolha o funil. As etapas dele aparecem à direita.

4. 4

   Escolha a etapa e clique em Salvar.

Mover registra que o lead avançou ou voltou no processo.

1. 1

   No menu lateral, abra Pipelines e o funil. Na visão Kanban, arraste o cartão para outra coluna. Arrastar dentro da mesma coluna muda a posição do cartão.

2. 2

   Ou clique em + (Mais ações) no cartão e em Mover negócio.

3. 3

   Escolha o funil e a etapa. Dá para mandar o negócio para outro funil.

4. 4

   Clique em Salvar.

O sistema permite passar todos os negócios de uma coluna para outra etapa de uma vez.

1. 1

   No menu lateral, abra Pipelines e o funil. Na visão Kanban, abra o menu de três pontos no topo da coluna.

2. 2

   Clique em Mover negócios.

3. 3

   Escolha o funil e a etapa de destino.

4. 4

   Confirme.

Ganhar registra que o lead fechou, com a data, os produtos e o valor final.

1. 1

   No menu lateral, abra Pipelines e o funil. No cartão, clique em + (Mais ações) e em Ganhar o negócio. Outra forma: arraste o cartão e solte na faixa verde Ganhar, que aparece durante o arraste.

2. 2

   Na janela Confirmar ganho, confira Negócio (o nome do lead).

3. 3

   Em Produtos, escolha os produtos do fechamento, se houver.

4. 4

   Em Valor, digite o valor final. O campo aceita o número sem pontuação e formata em reais.

5. 5

   Em Data de ganho, deixe a data de hoje ou escolha outra.

6. 6

   Clique em Confirmar ganho.

Perder registra que o negócio não fechou e por qual motivo. Os motivos são os que a empresa cadastrou em Configurações › Cadastros › Motivos de perda: cada empresa monta os seus.

1. 1

   No menu lateral, abra Pipelines e o funil. No cartão, clique em + (Mais ações) e em Perder o negócio.

2. 2

   Abre a janela Perder o negócio, com o subtítulo “Administre melhor a perda do seu negócio”.

   35

3. 3

   Em Motivo, escolha um motivo da lista. A lista tem busca.

4. 4

   Em Justificativa, escreva por que o negócio não fechou. Ela aceita de 3 a 300 caracteres, e o contador mostra quantos você já usou. A justificativa é obrigatória quando o motivo exige.

   345

5. 5

   Clique em Confirmar. Cancelar fecha a janela sem perder o negócio.

✕

O sistema permite reabrir um negócio ganho ou perdido e acertar a data do fechamento quando ele foi lançado depois.

Para reabrir:

1. 1

   No menu lateral, abra Pipelines e o funil. No cartão ganho ou perdido, clique em + (Mais ações).

2. 2

   Clique em Restaurar negócio.

3. 3

   Confirme em Restaurar.

Para corrigir a data:

1. 1

   Clique no cartão ganho ou perdido para abrir o painel.

2. 2

   Na aba Sobre o negócio, clique na data do rodapé (“Ganho em:” ou “Perdido em:”).

3. 3

   Escolha a nova data.

O sistema permite digitar o valor do negócio ou montar o valor a partir dos produtos cadastrados. O valor entra na soma da coluna e nos gráficos.

Para digitar o valor:

1. 1

   No menu lateral, abra Pipelines e o funil. No cartão, clique no valor.

   1

2. 2

   Digite o novo valor e aperte Enter, ou clique fora do campo.

Para usar produtos:

1. 1

   Clique no cartão para abrir o painel.

2. 2

   Na aba Sobre o negócio, abra a subaba Produtos.

   22

3. 3

   Clique em Adicionar e escolha o produto.

4. 4

   Ajuste a quantidade com + e −. Quantidade zero tira o produto.

5. 5

   Preencha Desconto, Acréscimo e Frete. Ao sair do campo aparece “Ajustes salvos”.

6. 6

   Confira o Total do negócio.

O responsável pelo negócio é a pessoa da equipe que cuida dele. Não é o mesmo que o responsável pelo lead.

1. 1

   No menu lateral, abra Pipelines e o funil. No cartão, clique na foto do atendente ou em Sem atendente.

   1

2. 2

   Escolha um membro da equipe. Para tirar o responsável, escolha Sem atendente.

Ao clicar no cartão, abre o painel do negócio: é a ficha do lead com a aba Sobre o negócio a mais, antes de Histórico, Atividades, Negócios, Arquivos, Atendimentos e Notas.

1. 1

   No menu lateral, abra Pipelines e o funil. Clique no cartão (na Lista, clique na linha).

2. 2

   Na aba Sobre o negócio, leia o resumo do topo: produto principal, número do negócio, valor, Etapa atual com barra de progresso e Tempo desde a criação.

   2233456

3. 3

   Na subaba Pipeline, escolha Pipeline completa para ver todas as etapas, marcadas como Atual ou Pendente, com a data de entrada e a Permanência em cada uma. Escolha Jornada do negócio para ver cada passagem em ordem.

4. 4

   Abra a subaba Histórico. O sistema permite ver ali o que aconteceu no negócio, com data e autor (pessoa, automação ou sistema): criação, mudanças de etapa, de status, de valor, de desconto, acréscimo e frete, datas de ganho e perda e campos adicionais.

5. 5

   Abra a subaba Campos adicionais. O sistema permite preencher ali as informações próprias da empresa, desde que ela tenha cadastrado campos adicionais de negócio. Cada campo salva ao sair dele ou ao escolher uma opção, e aparece “Campos salvos com sucesso”.

6. 6

   Para ver os outros negócios do mesmo lead, abra a aba Negócios. Cada negócio aparece como um cartão com produto, valor, atendente, funil, etapa, dias em aberto, horas na etapa e data de criação.

7. 7

   Na aba Negócios, use Filtrar (Todos, Em aberto, Ganhos ou Perdidos) e Ordenar (por criação ou fechamento). Clique num negócio para abrir o Sobre o negócio dele.

O sistema permite excluir um negócio criado por engano ou todos os negócios de uma etapa. Não há lixeira nem desfazer, e excluir o negócio não apaga o lead.

Um negócio:

1. 1

   No menu lateral, abra Pipelines e o funil. No cartão, clique em + (Mais ações) e em Excluir. Outra forma: arraste o cartão e solte na faixa vermelha Excluir.

2. 2

   Confirme em Excluir negócio.

Todos os negócios de uma etapa:

1. 1

   No menu lateral, abra Pipelines e o funil. Na visão Kanban, abra o menu de três pontos no topo da coluna.

2. 2

   Clique em Excluir negócios.

3. 3

   Leia a confirmação. Ela mostra o total da etapa, “independente dos filtros aplicados”.

4. 4

   Confirme. A exclusão roda em segundo plano, com barra de progresso.

O sistema permite marcar negócios na visão Lista e, pela barra que aparece embaixo, mover, trocar o atendente, aplicar produtos, exportar ou apagar.

Marcar os negócios

1. 1

   No menu lateral, abra Pipelines e o funil. Clique no ícone Lista na barra do topo.

2. 2

   Marque a caixa de cada negócio. A caixa do cabeçalho marca a página inteira.

3. 3

   Para pegar todos os negócios do filtro, além da página, clique em “Selecionar todos os N do filtro” no aviso que aparece.

Mover

1. 1

   Na barra, clique em Mover.

2. 2

   Escolha o funil e a etapa.

3. 3

   Com “todos do filtro”, confirme em Mover negócios. A ação roda em segundo plano.

Trocar o atendente

1. 1

   Na barra, abra o seletor de atendente.

2. 2

   Escolha o novo atendente, ou nenhum.

3. 3

   Confirme em Alterar atendente ou Remover atendente.

Aplicar produtos

1. 1

   Na barra, clique em Produtos.

2. 2

   Escolha os produtos e as quantidades e salve.

3. 3

   Com “todos do filtro”, confirme em Adicionar produtos. A ação roda em segundo plano.

Exportar

1. 1

   Na barra, clique em Exportar e confirme.

2. 2

   O navegador baixa um arquivo CSV com os dados do lead (nome, telefone, origem, responsável, campos adicionais) e do negócio (atendente, produtos, valor, status, funil, etapa, criação, data de ganho ou perda, motivo de perda, campos adicionais).

Apagar

1. 1

   Na barra, clique em Apagar.

2. 2

   Confirme em Excluir negócios.

Atrasada é a atividade que não foi concluída e cujo término já passou. Não há uma tela só de atrasadas: a marca aparece em vários lugares.

1. 1

   Em Pipelines, olhe o ícone de calendário de cada cartão. Ponto vermelho quer dizer que a próxima atividade do negócio está atrasada. Ponto roxo quer dizer que ela é futura. Ícone cinza, sem ponto, quer dizer que o negócio não tem atividade pendente.

   111

2. 2

   Passe o mouse no ícone para ver a data e o título da próxima atividade.

3. 3

   Na aba Atividades da ficha e na seção Atividades da conversa, procure a marca Atrasada.

4. 4

   Para listar os leads ou negócios com atividade atrasada, use o filtro, como explicado abaixo.

5. 5

   Conclua ou remarque cada atividade atrasada.

Filtrar leads e negócios por atividade

O sistema permite filtrar a lista de Leads e o funil em Pipelines pela situação das atividades.

1. 1

   Em Leads ou em Pipelines, clique no botão Filtros e escolha Atividades.

   11

2. 2

   Escolha Com atividade ou Sem atividade e marque as situações: Pendentes, Atrasadas ou Concluídas. A frase embaixo resume o filtro.

   24

3. 3

   Se quiser, escolha Data da atividade, por Vencimento ou por Conclusão, e o período.

4. 4

   Aplique o filtro.

O Dashboard soma todos os funis e não filtra por funil. O sistema permite ver um funil específico, etapa por etapa, pela visão Gráficos da tela Pipelines.

1. 1

   Clique em Pipelines no menu lateral e escolha o funil.

2. 2

   Aplique os filtros da barra, se quiser.

3. 3

   Clique no ícone Gráficos.

   345

4. 4

   Leia os cartões Total em Pipeline, Ganhos, Perdidos e Em Aberto. Clique num deles para trocar o recorte.

5. 5

   Leia o Funil de Vendas: o valor, quantos negócios entraram e saíram de cada etapa, o tempo médio em cada uma e a taxa de conversão.

6. 6

   Leia a Taxa de Conversão e os rankings de Atendentes, Produtos e Motivos de Perda.

O sistema permite marcar, confirmar e remarcar o horário do lead na agenda do SPA sem sair do Atendly.

Criar o agendamento

1. 1

   No menu lateral, clique em Pipelines e ache o negócio. Abra o menu de ações dele, no cartão ou na tela do negócio, e clique em Ações SPA.

2. 2

   Clique em Criar agendamento Avaliação.

3. 3

   Em Selecione a agenda, escolha a agenda do profissional.

4. 4

   Clique em Buscar horários e escolha um horário livre.

5. 5

   Em Selecione a mídia, escolha a mídia de origem.

6. 6

   Clique em Confirmar.

Confirmar ou remarcar

1. 1

   Em Pipelines, no negócio com agendamento SPA, abra o menu de ações e clique em Ações SPA.

2. 2

   Para registrar que o lead confirmou, clique em Confirmar agendamento. Aparece “Agendamento confirmado com sucesso”.

3. 3

   Para mudar a data, clique em Reagendar, escolha o Novo horário e confirme em Reagendar. Aparece “Reagendamento realizado com sucesso”.

O sistema permite criar, confirmar e cancelar o agendamento do lead na OnDoctor sem sair do Atendly.

Criar o agendamento

1. 1

   No menu lateral, clique em Pipelines e ache o negócio. Abra o menu de ações dele, no cartão ou na tela do negócio, e clique em Ações OnDoctor.

2. 2

   Clique em Criar agendamento. Abre a janela de agendamento da OnDoctor.

3. 3

   Preencha Convênio, Tipo de agenda, Profissional, Procedimento, Data e Horário. As listas vêm da OnDoctor na hora.

4. 4

   Preencha CPF, Sexo, Cidade e UF.

5. 5

   Confirme na janela.

Confirmar ou cancelar

1. 1

   Em Pipelines, no negócio com agendamento OnDoctor, abra o menu de ações e clique em Ações OnDoctor.

2. 2

   Para registrar que o lead confirmou presença, clique em Confirmar agendamento. A situação passa a Confirmado.

3. 3

   Para cancelar, clique em Cancelar agendamento e confirme. O cancelamento não pode ser desfeito.

A tela de Conversas reúne as conversas de WhatsApp que você tem permissão de ver, das mais recentes para as mais antigas. Ela tem três colunas: à esquerda a lista, no meio a conversa aberta e à direita o painel do lead.

1. 1

   No menu lateral, clique em Conversas.

2. 2

   Na lista, cada conversa mostra foto, nome, prévia da última mensagem, hora, tags, departamento e os atendentes.

3. 3

   Clique numa conversa para abri-la no meio da tela.

4. 4

   Para separar as conversas por situação, use a faixa de ícones abaixo do título da lista. Passe o mouse para ler o nome de cada aba e clique para filtrar. Clicar de novo na aba ativa volta para Todas.

   4

5. 5

   Para ver as arquivadas, clique no ícone de caixa ao lado do funil de filtros.

O sistema permite filtrar a lista por estas abas: Não iniciadas, Aguardando, Abertas, Automação, Finalizadas, Com erro e Arquivadas. O que cada uma quer dizer, como a conversa chega nela e o que fazer está em Como saber em que situação está cada conversa, na parte Para começar. O título da lista mostra o nome da aba e o total.

Você assume uma conversa respondendo. Não existe botão “Assumir”.

1. 1

   No menu lateral, clique em Conversas e clique na conversa, na lista à esquerda.

2. 2

   Digite no campo Escreva sua mensagem.... Shift+Enter quebra a linha.

3. 3

   Aperte Enter ou clique no botão de enviar.

O sistema permite ainda:

• Emoji: clique na carinha dentro do campo, pesquise ou escolha o emoji. Ele entra onde o cursor estava.
• Responder citando uma mensagem: passe o mouse na mensagem, clique na setinha ao lado dela e em Responder. A mensagem citada aparece acima do campo. Escreva e envie. Para desistir, clique no X da citação. Mensagens antigas podem não ter essa opção.

Na caixa de mensagem ficam também o (+), Agendar mensagem, Desativar automações, Mensagens rápidas (respostas prontas, descritas na próxima tarefa) e Emoji.

Mensagem rápida é uma resposta pronta, cadastrada uma vez para a empresa inteira, como o endereço ou o horário de atendimento. Ao escolher uma, o texto entra no campo de digitação para você revisar e enviar. Ele não sai sozinho.

1. 1

   No menu lateral, clique em Conversas e abra a conversa.

2. 2

   Na caixa de mensagem, clique no ícone de balão com linhas, Mensagens rápidas. Abre um painel chamado Templates.

3. 3

   Fique na aba Mensagens rápidas. Pesquise pelo nome, abra a mensagem e clique em Selecionar.

   3

4. 4

   O texto entra no campo Escreva sua mensagem... sem ser enviado. Leia, ajuste se precisar.

   4

5. 5

   Aperte Enter ou clique no botão de enviar.

Finalize quando o assunto estiver resolvido. A conversa sai das pendências e vai para Finalizadas.

1. 1

   No menu lateral, clique em Conversas e abra a conversa.

2. 2

   No cabeçalho, clique no check verde Finalizar conversa. Não há confirmação.

   2

Se o contato escrever de novo, a conversa volta sozinha para Não iniciadas, sem atendente.

O sistema permite reabrir uma conversa finalizada por engano:

1. 1

   No menu lateral, clique em Conversas, filtre pela aba Finalizadas e abra a conversa.

2. 2

   No cabeçalho, no lugar do check, clique nas setas circulares Reabrir conversa.

O sistema permite arquivar conversas que não interessam, como spam ou número errado, sem apagar nada. Também permite marcar uma conversa como não lida para voltar nela depois.

Arquivar

1. 1

   No menu lateral, clique em Conversas e abra a conversa.

2. 2

   No cabeçalho, clique no ícone de caixa Arquivar conversa.

3. 3

   Leia o aviso e digite “arquivar” no campo.

4. 4

   Clique em Arquivar.

Desarquivar

1. 1

   No menu lateral, clique em Conversas, clique no ícone de caixa ao lado do funil de filtros e abra a conversa arquivada.

2. 2

   Clique no ícone de caixa roxo Desarquivar conversa, ou na faixa “Conversa arquivada. Desarquive para enviar mensagens” acima da caixa de mensagem.

3. 3

   Confirme em Desarquivar.

Marcar como lida ou não lida

1. 1

   No menu lateral, clique em Conversas e abra a conversa.

2. 2

   No cabeçalho, clique no ícone de envelope. Cada clique alterna entre lida e não lida.

O sistema permite achar uma conversa pelo nome ou pelo telefone e mostrar só as conversas de um atendente, departamento, conexão, tag, lista ou etapa de negócio.

Buscar

1. 1

   No menu lateral, clique em Conversas e digite parte do nome ou do número no campo Pesquise em suas conversas, no topo da lista.

2. 2

   A lista se filtra sozinha depois de uma pausa na digitação. Com texto no campo, aparece um seletor: deixe em Conversas.

3. 3

   Clique no X para limpar. Ao abrir uma conversa, a busca é limpa.

Filtrar

1. 1

   No menu lateral, clique em Conversas e clique no ícone de funil ao lado do título da lista.

2. 2

   Escolha um ou mais filtros: Atendentes (inclui “Sem atendente”), Departamentos (inclui “Sem departamento”), Instâncias (as conexões), Tags (inclui “Sem tag”), Negócio na etapa, Data da última interação, Lista e Ordem (Mais recentes ou Mais antigos).

3. 3

   Clique em Aplicar filtros.

O sistema permite finalizar, marcar como lida ou não lida e executar uma automação em várias conversas de uma vez.

1. 1

   No menu lateral, clique em Conversas.

2. 2

   Clique nos três pontos ao lado do funil e em Múltiplas ações. Cada conversa ganha uma caixa de marcar.

3. 3

   Marque as conversas, ou clique em Selecionar todas para marcar as carregadas. Com a página inteira marcada, aparece a opção de selecionar todas as conversas do filtro, inclusive as que não foram carregadas.

4. 4

   Volte aos três pontos e escolha a ação em Ações em massa:

   • Finalizar conversas, e confirme em Finalizar. As que já estavam finalizadas são ignoradas.
   • Marcar como lida ou Marcar como não lida, e confirme em Marcar.
   • Executar automação, escolha a automação e confirme.
5. 5

   Para sair do modo de seleção, clique em Cancelar.

O sistema permite registrar um recado dentro da conversa que o contato nunca vê.

1. 1

   No menu lateral, clique em Conversas e abra a conversa. Na caixa de mensagem, clique no (+).

2. 2

   Clique no ícone de folha, de anotação interna. O campo ganha a etiqueta Adicionar anotação e o texto “Escreva uma anotação visível só pra equipe...”.

3. 3

   Escreva o recado e clique no botão de enviar.

Para corrigir ou remover, use as ações da própria anotação: editar (ela ganha o selo de editada) ou excluir, com confirmação. O texto não pode ficar vazio.

O sistema permite deixar uma mensagem de texto programada para sair num dia e horário.

1. 1

   No menu lateral, clique em Conversas e abra a conversa. Na caixa de mensagem, clique no ícone de calendário com relógio, Agendar mensagem.

2. 2

   Escolha Data e Horário e clique em Selecionar. O campo mostra a data escolhida em destaque.

   1222

3. 3

   Escreva o texto e clique no botão de enviar.

Para mudar ou desistir antes de a mensagem sair:

1. 1

   Na mensagem agendada, clique em Editar agendamento, escolha a nova Data e o Horário em Reagendar mensagem e salve.

2. 2

   Ou clique em Cancelar agendamento para removê-la.

O sistema permite editar e apagar mensagens enviadas pela empresa e trazer mensagens antigas do celular. As três opções valem para a conexão Uazapi, a de QR Code.

Editar

1. 1

   Com a conversa aberta, passe o mouse na sua mensagem e clique na seta Ações.

2. 2

   Clique em Editar.

3. 3

   Altere o texto na janela Editar mensagem e clique em Salvar.

Apagar para todos

O sistema permite apagar uma mensagem que a empresa enviou, para que ela apareça como apagada também para o contato. Só vale na conexão Uazapi e só para mensagem enviada pela empresa.

1. 1

   Com a conversa aberta, passe o mouse na sua mensagem e clique na seta Ações.

2. 2

   Clique em Apagar para todos.

3. 3

   Confirme na janela “Apagar mensagem para todos?”.

Restaurar histórico

1. 1

   Com a conversa aberta, clique em Restaurar histórico no topo, ou role até o início da conversa.

2. 2

   As mensagens antigas trocadas no celular aparecem acima.

3. 3

   Quando acabar o que está guardado, o botão vira Buscar mensagens mais antigas (pode demorar).

O painel à direita da conversa mostra quem é o contato: nome, foto, tags e as seções Lead, Endereço, os grupos de campos adicionais, Negócios, Atividades e Histórico. Quando a conversa ainda não tem lead, o painel mostra “Lead não encontrado”, e o sistema permite cadastrar o lead ali mesmo.

Para criar um lead novo:

1. 1

   No menu lateral, clique em Conversas e abra a conversa. O painel à direita mostra “Lead não encontrado”.

2. 2

   Clique em Criar lead.

Para ligar a conversa a um lead que já existe, por exemplo alguém que escreveu de outro número:

1. 1

   Clique em Atribuir a lead existente e busque o lead.

2. 2

   Confirme na janela Vincular lead em Vincular.

1. 1

   No menu lateral, clique em Conversas e abra a conversa. No painel do lead, à direita, clique no ícone de tag.

2. 2

   Em Adicionar tags, busque a tag e escolha. Se ela não existe, clique em + Criar nova tag.

   12

3. 3

   Na janela Nova tag, preencha Grupo (o + ao lado cria um grupo novo), Nome da tag, Descrição e Cor, e salve. O texto que você digitou na busca não vem para o nome: digite de novo.

   33

2

O botão que cria o negócio fica num ⊕ sem rótulo, no canto do painel do lead.

1. 1

   No menu lateral, clique em Conversas e abra a conversa. No painel do lead, à direita, clique no ⊕ no canto do painel. O menu mostra Executar automação, Adicionar à lista e Criar negócio.

   12

2. 2

   Passe o mouse em Criar negócio.

3. 3

   Escolha o funil e a etapa e clique em Salvar.

Para mover o negócio de etapa:

1. 1

   Com a conversa aberta, no cartão do negócio do painel do lead, clique no +.

2. 2

   Clique em Mover negócio.

3. 3

   Escolha o funil e a etapa e clique em Salvar.

   333

Para definir o responsável:

1. 1

   No mesmo cartão do negócio, clique no ícone de pessoa.

2. 2

   Em Alterar atendente, escolha o usuário (ou Sem atendente).

Use para marcar uma ligação ou um retorno ligado ao negócio sem sair da conversa.

1. 1

   Com a conversa aberta, no cartão do negócio do painel do lead, clique no ícone de calendário, Criar atividade.

2. 2

   Na janela Nova atividade, o negócio já vem preenchido. Preencha o Título e a Data. Se o Atendente estiver vazio, escolha um: é obrigatório. Os outros campos estão descritos em Como marcar uma atividade.

   2223

3. 3

   Clique em Criar atividade.

O sistema permite impedir que um lead entre em qualquer automação da empresa, pela conversa com ele.

1. 1

   Abra a conversa em Conversas.

2. 2

   Na área de digitação, clique no ícone de robô Desativar automações.

O sistema permite definir regras que valem para todas as conversas da empresa: onde a conversa começa, o horário, a assinatura, o que acontece ao finalizar e o som de aviso.

1. 1

   No menu lateral, clique em Conversas e, no topo da lista, clique na engrenagem ao lado da busca.

2. 2

   Fique na aba Configurações.

   2

3. 3

   Em Padrões, escolha o Departamento padrão (“Onde conversas iniciam”) e o Horário de funcionamento (“Horário padrão dos departamentos”).

4. 4

   Em Comportamento, ligue ou desligue Assinatura obrigatória (“Mensagens enviadas com assinatura do atendente”).

5. 5

   Em Ao finalizar conversa, ligue Manter atendente e Manter departamento se quiser que a conversa finalizada continue com o atendente e o departamento.

6. 6

   Em Notificações, ligue ou desligue Som das notificações (“Tocar som ao receber novas mensagens”). Ao ligar, toca o som de exemplo.

As mensagens rápidas ficam na engrenagem de Conversas e valem para a empresa inteira: todo mundo que atende vê a mesma lista. Não existe mensagem rápida pessoal.

1. 1

   No menu lateral, clique em Conversas e, no topo da lista, clique na engrenagem ao lado da busca.

2. 2

   Abra a aba Templates e fique em Mensagens rápidas.

   23

3. 3

   Clique em + Nova mensagem. Abre a janela Nova mensagem rápida.

   

4. 4

   Em Nome, escreva como a mensagem vai aparecer na lista quando alguém pesquisar, por exemplo “Endereço da empresa”. O nome aceita até 120 caracteres.

5. 5

   Em Tipo, deixe Texto. A opção Áudio aparece apagada, com “Em breve”.

6. 6

   Deixe Arquivo · opcional vazio.

7. 7

   Em Mensagem, escreva o texto como ele deve chegar ao contato.

8. 8

   Confira a prévia à direita, que mostra a mensagem como no WhatsApp, e clique em Salvar.

   88

Quem vê cada conversa na lista de Conversas é decidido por regras de cada atendente: departamentos, conexões e duas chaves. O sistema permite ajustar essas regras pessoa por pessoa.

1. 1

   No menu lateral, clique em Conversas e, no topo da lista, clique na engrenagem ao lado da busca.

2. 2

   Abra a aba Atendentes.

3. 3

   Pesquise e escolha o atendente.

   23

4. 4

   Em Visualização do atendente, ligue ou desligue Ver conversas de outros e Ocultar sem atendente.

5. 5

   Em Departamentos e Conexões, marque o que ele pode ver. Deixar vazio libera todos.

6. 6

   Clique no botão de salvar.

Use quando a pessoa ainda não está na base e você quer registrá-la à mão.

1. 1

   No menu lateral, clique em Leads.

2. 2

   Clique em Novo lead.

   2

3. 3

   Preencha Nome do cliente. É obrigatório.

4. 4

   Na aba Contato, escolha o país pela bandeira e digite o Telefone. É obrigatório.

5. 5

   Se quiser, preencha E-mail, Site e Origem. A lista de origens mostra as que a empresa cadastrou.

6. 6

   Se quiser, abra a aba Dados pessoais e preencha Empresa, CPF, Data de nascimento e Gênero.

7. 7

   Se quiser, abra a aba Endereço e preencha CEP, Estado, Rua, Número, Bairro, Cidade e Complemento.

8. 8

   Clique em Criar lead. O botão só fica ativo com nome e telefone preenchidos.

A tela Leads mostra toda a base numa tabela. O sistema permite buscar, filtrar e ordenar essa lista.

1. 1

   No menu lateral, clique em Leads. No topo aparece o total de leads encontrados.

2. 2

   Cada linha mostra as colunas Lead, Contatos, Ticket Médio, Total Faturado, Ciclo de Compra, Última Compra, Tags e Criação.

   

3. 3

   No rodapé, escolha quantos leads por página: 20, 50, 100 ou 200. Depois passe de uma página para outra.

Buscar pelo nome, telefone ou e-mail

1. 1

   Digite no campo Buscar Leads.

2. 2

   Pare de digitar. A lista atualiza sozinha e volta para a página 1.

A busca procura um trecho do nome ou de qualquer contato do lead, com ou sem máscara no telefone. Ela não procura por tag, empresa, CPF ou campo adicional: para isso use os filtros.

Filtrar a base

1. 1

   Clique no botão Filtros, ao lado do contador de leads.

2. 2

   Escolha o critério: Tags, Endereço, Negócios, Listas, Produtos, Atendente, Origem, Campos adicionais, Data de criação, Última compra, Quantidade de negócios, Data do último contato, Atividades ou Data da atividade.

3. 3

   Monte o critério. Em tags, listas, produtos e negócios, marque os itens e escolha entre “contém algum”, “contém todos” ou “não contém nenhum”. Em Campos adicionais, escolha o campo, a operação (Igual, Contém, Diferente, Maior que, Menor que ou Intervalo, conforme o tipo do campo) e o valor. Em Última compra, escolha uma das faixas de 1, 7, 15, 30, 60 ou 90 dias. Em Atividades, escolha com ou sem atividade e a situação: Pendentes, Atrasadas ou Concluídas.

4. 4

   Clique em Aplicar N filtros.

Mudar a ordem da lista

1. 1

   Na tela Leads, clique em Ordenação.

2. 2

   Escolha o campo: Nome, Data de criação, Última atualização, Data do último contato ou Empresa.

3. 3

   Escolha crescente ou decrescente e aplique.

Clicar no cabeçalho da coluna não muda a ordem.

A ficha reúne tudo o que a empresa sabe de um lead: dados, tags, responsável, listas, métricas de compra, negócios, atividades, atendimentos, notas e histórico.

1. 1

   No menu lateral, clique em Leads e depois no nome do lead. A ficha abre como um painel por cima da lista. O item Editar do menu ⋯ da linha abre a mesma ficha.

2. 2

   À esquerda ficam a foto, o nome, Adicionar tags, o responsável, Lista e os blocos Lead, Endereço e Campos adicionais. Os dois últimos começam recolhidos: clique no título para abrir.

   234

3. 3

   À direita ficam as Métricas do lead (Ticket médio, Faturado, Ciclo de compra, Última compra) e as abas Histórico, Atividades, Negócios, Arquivos, Atendimentos e Notas. Vindo da tela Leads, a ficha abre na aba Negócios.

4. 4

   Para fechar, clique no “x”, clique fora do painel ou aperte Esc.

O sistema permite alterar os dados do lead direto na ficha, sem abrir outro formulário.

1. 1

   No menu lateral, clique em Leads e depois no nome do lead para abrir a ficha.

2. 2

   Abra o bloco Lead ou o bloco Endereço.

   223

3. 3

   Clique no campo que quer mudar e altere. No bloco Lead estão Nome, E-mail, Telefone, Empresa, Site, Documento, Data de Nascimento e Origem. No bloco Endereço estão CEP, Endereço, Número, Complemento, Bairro, Cidade e UF.

4. 4

   No endereço, digite o CEP com 8 dígitos. O sistema busca e preenche rua, bairro, cidade e UF.

E-mail e telefone têm botão de copiar. O site tem botão de abrir.

Trocar a foto

1. 1

   Na ficha, clique no ícone de câmera sobre a foto.

   1

2. 2

   Escolha uma imagem do computador. Ela passa por uma janela de compressão antes de ser salva.

Tags e listas servem para separar os leads e achá-los em grupo depois. O responsável é o atendente que cuida daquele lead. Tudo isso fica no topo da ficha e salva na hora.

Tags

1. 1

   No menu lateral, clique em Leads e depois no nome do lead para abrir a ficha.

2. 2

   Na ficha, clique em Adicionar tags, logo abaixo do nome.

   2

3. 3

   Procure a tag no campo de busca e clique nela para marcar. Clique de novo para desmarcar.

4. 4

   Se a tag não existe, clique em + Criar nova tag. No modal Nova tag, escolha o Grupo, dê o Nome da tag, uma Descrição se quiser e a Cor, e salve.

   44

Responsável

O sistema permite trocar o responsável do lead pela ficha.

1. 1

   Na ficha, clique em Responsável ou no nome do responsável atual.

   1

2. 2

   Escolha o atendente, ou “Sem atendente” para deixar o lead sem responsável.

Cada lead tem um responsável. O responsável do lead não é o responsável do negócio: o do negócio se define no próprio negócio.

Listas

O sistema permite colocar e tirar o lead de listas pela ficha.

1. 1

   Na ficha, clique em Lista, ou no “+” ao lado das listas que já aparecem.

   1

2. 2

   Procure a lista e clique nela para colocar o lead. Clicar numa lista em que o lead já está tira o lead dela.

3. 3

   Para criar uma lista nova ali, clique em Criar nova lista.

O sistema permite guardar no lead as informações próprias da empresa, nos campos que ela criou.

1. 1

   No menu lateral, clique em Leads e depois no nome do lead para abrir a ficha.

2. 2

   Na ficha, clique em Campos adicionais para abrir o bloco.

   2

3. 3

   Preencha o campo. Texto salva quando você sai do campo. Seleção e data salvam quando você escolhe.

   3

O sistema permite acompanhar a linha do tempo do lead na aba Histórico e guardar anotações livres na aba Notas.

Histórico

1. 1

   No menu lateral, clique em Leads, depois no nome do lead, e na ficha clique na aba Histórico.

   1

2. 2

   Filtre por Todos, Negócio, Lead, Atividade, Comentário ou Conversa.

   23

3. 3

   Para deixar um comentário, escreva no campo de comentário e clique em Comentar.

Cada evento mostra quem fez: o usuário, a automação, o webhook ou “Sistema”. Webhook é a entrada automática de dados que outra ferramenta manda para o Atendly (veja Como receber leads de um formulário ou de outra ferramenta, na parte Configurações › Integrações e canais). O histórico não desfaz mudanças.

Notas

1. 1

   Na ficha do lead, clique na aba Notas.

   1

2. 2

   Escreva no campo “Escreva uma nota...” e clique em Salvar.

   22

3. 3

   Para alterar ou excluir uma nota, use o menu da própria nota. Excluir pede confirmação.

O sistema permite ver, dentro da ficha, tudo o que está marcado com aquele lead ou naquele negócio.

1. 1

   Abra a ficha do lead: no menu lateral, clique em Leads e depois no nome do lead. Para a ficha do negócio, clique no cartão do negócio em Pipelines.

2. 2

   Clique na aba Atividades. O título é “Atividades do lead” ou “Atividades do negócio”, com a contagem de pendentes e concluídas.

   2

3. 3

   Ordene por Data de entrega ou Data de criação.

4. 4

   A lista fica à esquerda, separada por dia. Clique numa atividade para ver à direita quando é, o responsável, o tipo e a situação: Concluída, Atrasada ou Pendente.

   34455

5. 5

   Use Editar e Excluir para mudar ou apagar, ou Nova atividade no topo para criar outra.

No painel da conversa

1. 1

   No menu lateral, clique em Conversas e abra a conversa. No painel do lead, à direita, clique em Atividades.

2. 2

   Leia as atividades pendentes, separadas por dia, com hora e título. As atrasadas têm a marca Atrasada.

A seção mostra só as pendentes. Ela não cria nem edita atividade.

A conversa com um lead novo começa na tela de Leads. A tela de Conversas não tem botão “Nova conversa”.

1. 1

   No menu lateral, clique em Leads.

2. 2

   Na linha do lead, clique em ⋯.

3. 3

   Clique em Abrir chat (“Iniciar conversa no WhatsApp”). Abre uma janela pequena no canto inferior direito, sobre a tela em que você está.

   3

4. 4

   Escreva no campo Escreva sua mensagem....

   4

5. 5

   Aperte Enter ou clique no botão de enviar.

No topo da janela ficam o nome do lead, o nome da conexão e os ícones de finalizar, marcar como não lida, arquivar, minimizar e fechar. Você pode manter até 3 janelas abertas ao mesmo tempo; ao abrir a quarta, a mais antiga fecha.

Em Pipelines, o ícone de WhatsApp Abrir conversa no cartão do negócio abre a mesma janela.

Você roda na hora uma automação para os leads, negócios ou conversas que escolher, sem esperar um gatilho. A tarefa Como montar e rodar uma automação completa: marcar uma tag no lead mostra o caminho inteiro para um lead.

1. 1

   Escolha de onde rodar. Para um lead, em Leads, abra o menu ⋯ da linha e clique em Executar automação. O sistema permite também rodar a partir destes lugares:

   • para vários leads: em Leads, marque os leads e clique em Automatizar;
   • para todos os negócios de uma etapa: em Pipelines, abra o menu da coluna da etapa e clique em Executar automação;
   • para o lead de uma conversa: em Conversas, clique no “⊕” sem rótulo no canto do painel do lead e em Executar automação;
   • para várias conversas: selecione as conversas e clique em Executar automação.
2. 2

   Na janela, busque em “Buscar automação...” e clique na automação.

   22

3. 3

   A janela mostra Automação iniciada e quantos alvos a automação recebeu. Clique em Executar outra ou em Fechar.

   33

Para rodar para todos os leads de um filtro:

1. 1

   Em Leads, filtre a lista e marque todos os resultados.

2. 2

   Clique em Automatizar e escolha a automação.

3. 3

   Confirme em “Aplicar automação a todos os leads do filtro?” › Aplicar a todos.

4. 4

   Acompanhe a barra de progresso. Ao terminar, chega uma notificação que abre a automação.

O sistema permite tirar da base um lead cadastrado por engano.

1. 1

   No menu lateral, clique em Leads e depois no ⋯ da linha do lead.

2. 2

   Clique em Excluir.

   2

3. 3

   Confirme na janela “Tem certeza que deseja excluir este lead? Esta ação não pode ser desfeita.”

Você marca vários leads, e o sistema permite aplicar a mesma ação a todos: apagar, exportar, colocar numa lista, marcar tag ou trocar o atendente. Busque ou filtre antes para chegar ao grupo que você quer.

Selecionar os leads

1. 1

   No menu lateral, clique em Leads.

2. 2

   Marque a caixa de seleção de cada lead, ou a caixa do cabeçalho para marcar a página inteira.

3. 3

   No rodapé aparece uma barra escura com o número de selecionados, por exemplo “2 leads selecionados”, e as ações Apagar, Exportar, Automatizar, Adicionar a lista, Tag e Atendente.

   

4. 4

   O sistema permite pegar todos os leads do filtro, e não só os da página: marque a página inteira e, se o filtro tiver mais leads que a página, clique na opção Selecionar todos os X do filtro. A barra passa a mostrar “todos do filtro selecionados”.

5. 5

   Para desfazer, clique em Limpar seleção ou no “x” da barra.

Apagar vários leads

1. 1

   Selecione os leads e clique em Apagar.

   1

2. 2

   Confirme em “Tem certeza que deseja excluir N leads? Esta ação não pode ser desfeita.”

Exportar para planilha

O sistema permite baixar os leads selecionados numa planilha.

1. 1

   Selecione os leads. Para exportar a base inteira, limpe os filtros, marque a página e use Selecionar todos os X do filtro.

2. 2

   Clique em Exportar. Aparece “Deseja confirmar a exportação de N leads?”.

   2

3. 3

   Escolha o formato: CSV ou Excel (.xlsx).

4. 4

   Clique em Exportar. O arquivo baixa no computador.

Colocar vários leads numa lista

1. 1

   Selecione os leads e clique em Adicionar a lista.

   1

2. 2

   Procure a lista, ou clique em Criar nova lista.

3. 3

   Com “todos do filtro”, confirme a pergunta que aparece.

Marcar uma tag em vários leads

1. 1

   Selecione os leads e clique em Tag.

   1

2. 2

   Com seleção da página, clique na tag. Ela é aplicada na hora.

3. 3

   Com “todos do filtro”, marque uma ou mais tags e confirme. A ação roda em segundo plano.

Trocar o atendente de vários leads

1. 1

   Selecione os leads e abra o seletor de atendente na barra.

   1

2. 2

   Escolha o atendente, ou a opção de remover o atendente.

3. 3

   Confirme a pergunta.

Acompanhar uma ação que roda em segundo plano

Quando a ação vale para “todos do filtro”, o sistema processa os leads aos poucos.

1. 1

   Depois de confirmar, abre a janela de andamento com “Processando...” e a contagem.

2. 2

   Você pode fechar a janela e continuar trabalhando. Enquanto a ação roda, o item Leads do menu lateral mostra um indicador girando. Clique nele para reabrir a janela.

3. 3

   No fim, a janela mostra “Ação concluída” ou “Ação falhou”.

Use para trazer para o Atendly a base que a empresa já tem numa planilha. A importação tem 5 etapas: Arquivo, Verificação, Atribuição, Revisão e Conclusão.

1. 1

   No menu lateral, clique em Leads. No topo, clique em Mais ações (⋮) e depois em Importar leads.

   11

2. 2

   Na etapa Arquivo, arraste o arquivo para a área indicada ou clique nela para escolher. Formatos aceitos: CSV, XLSX e XLS, até 10 MB. Em planilhas com mais de uma aba, só a primeira aba com dados é importada.

3. 3

   Na etapa Verificação, confira o campo do sistema escolhido para cada coluna do arquivo. Colunas com título conhecido, como nome, telefone ou e-mail, já vêm ligadas. Para as outras, escolha o campo: Nome, E-mail, Telefone, CPF/CNPJ, Data de nascimento, Empresa, Site, CEP, Endereço, Número, Complemento, Bairro, Cidade, Estado, Pipeline, Etapa, Tags, Campo adicional de lead ou Campo adicional de negócio. Para corrigir o valor de uma célula, clique nela.

4. 4

   Clique em Próximo.

5. 5

   Na etapa Atribuição, escolha o que vale para todos os leads de uma vez: Tags, um Pipelines com etapa (cria um negócio para cada lead) e Produtos do negócio (só com pipeline escolhido).

6. 6

   Clique em Próximo.

7. 7

   Na etapa Revisão, confira a tabela. Linhas com nome ou telefone inválido aparecem marcadas. Você pode pesquisar, excluir linhas da importação e trocar tags ou pipeline de uma linha. Ao trocar, a tela pergunta se a mudança vale para todos os registros iguais: escolha Todos iguais ou Apenas esse.

8. 8

   Clique em Completar importação.

9. 9

   Na etapa Conclusão, aguarde. A importação roda em segundo plano. No fim aparece “Importação concluída” com o número de importados.

10. 10

    Clique em Concluir.

11. 11

    Abra a ficha de cada lead importado e preencha a Origem. A origem não entra pela planilha.

O sistema permite abrir o resultado de uma importação depois que ela termina, para ver quantos leads entraram e quais linhas foram recusadas.

1. 1

   Quando a importação termina, chega uma notificação no sino com o número de leads importados e de erros.

2. 2

   Clique na notificação. Abre a tela Leads com a janela do resultado: o resumo e a tabela com a linha, o telefone e o motivo de cada recusa.

   3

3. 3

   Feche a janela para voltar à lista.

A automação nasce vazia, dentro de um grupo, e abre no construtor para você montar o fluxo.

1. 1

   Clique em Automações no menu lateral. A tela abre em Minhas automações.

2. 2

   Clique em Nova automação. Se ainda não existe nenhuma automação, o botão se chama Criar automação.

   2

3. 3

   Em “Como deseja começar?”, deixe Em branco.

4. 4

   Preencha Nome (de 2 a 250 caracteres) e, se quiser, Descrição.

5. 5

   Em Grupo, escolha o grupo. Se preferir criar ali, clique em + Criar novo grupo, digite o Nome do grupo e confirme no ✓. Depois disso, digite o Nome da automação de novo: ele é apagado ao criar o grupo.

6. 6

   Clique em Criar automação. O botão só habilita com um grupo escolhido.

O gatilho é o que faz a automação começar. Ele fica no bloco Início. Um mesmo bloco aceita vários gatilhos, e basta um deles acontecer para o fluxo começar.

1. 1

   No construtor, clique em + Adicionar gatilho no bloco Início.

2. 2

   Escolha a categoria à esquerda (Negócios, Leads, Mensagens, Integrações) e o gatilho à direita. O gatilho que já está na automação aparece como “JÁ ADICIONADO”.

3. 3

   Clique no gatilho adicionado para configurar no painel lateral. A lixeira remove.

4. 4

   Se o bloco mostrar Qual negócio usar?, escolha Ordenar por e Status do negócio. Isso aparece quando o fluxo usa dados de negócio e o gatilho não traz um negócio.

5. 5

   Se o bloco mostrar Qual conexão usar?, escolha a conexão. Isso aparece quando o fluxo usa a condição Remetente da última mensagem.

O sistema permite configurar cada gatilho assim:

Negócios

Leads

Mensagens